Wordには差し込み文書という機能があり、Excelで作った住所録などを使用して宛名を印刷することができます。
Excelデータを使うケースが多くみられますが、差し込み文書で使うリストは、ExcelだけでなくWordで作ることも可能です。
Wordで作ると、別のソフトを使用することなく、Wordだけで操作が完結するので、Excelが苦手な人でも機能を活用することができます。
そこで、今回はWordで差し込み用の送り先リストを作成する方法を詳しく紹介します。
動画の方が分かりやすいという声も多かったので、動画も入れて紹介しましょう。
【動画】Wordで差し込み用の送り先リストを作成する方法
リストの作成方法【Word】
差し込み印刷のリストをWordで作る手順は次のとおりです。
1．白紙の文書で［差し込み文書］タブをクリックします
2．［宛名の選択］をクリックし［新しいリストの入力］を選択します
3．［新しいアドレス帳］が開くので、［列のカスタマイズ］をクリックします
4．［アドレス帳のユーザー設定］ダイアログボックスが表示されます
5．使用しない［フィールド名］を削除します。ここでは、氏名と郵便番号、住所のみにします
6．OKボタンを押します
7．［新しいアドレス帳］がカスタマイズされます
8．データを入力します。列幅が狭い場合は、フィールドの境界線にカーソルを置いてドラッグします
9．1件入力したら、［新しいエントリ］をクリックします
10．入力が終わったら、OKボタンを押します
11．ファイル名を入力し、OKボタンを押します
リストの編集方法【Word】
保存したリストは次の手順で編集ができます
1．白紙の文書を開き［差し込み文書］タブの［宛先の選択］から［既存のリストを使用］を選択します
2．保存したリスト［会員名簿］を指定して［開く］を押します
3．［アドレス帳の編集］をクリックします
4．［差し込み印刷の宛先］の画面が開くので、データソースを選択して［編集］をクリックします
5．［データソースの編集］画面が表示されるので、修正・追加を行います。修正が終わったらOKボタンを押します
6．保存の確認画面が表示されるので、［はい］をクリックします
7．［差し込み印刷の宛先］画面でOKボタンを押します
リストを使って宛名ラベルを作成【Word】
作成したリスト（会員名簿）を使って宛名ラベルを作りましょう
1．白紙の文書で［差し込み文書］タブをクリックします
2．［差し込み印刷の開始］をクリックし［ラベル］を選択します
3．［ラベルオプション］ダイアログボックスが表示されるので、ラベルの製造元、製造番号を選択し、OKボタンを押します
4．指定したラベルのレイアウトが表示されます
5．［宛先の選択］をクリックし［既存のリストを使用］を選択します
6．保存したリスト［会員名簿］を指定して［開く］を押します
7．ラベルにリストを挿入する準備ができます
8．［差し込みフィールドの挿入］をクリックし［郵便番号］を選択します
9．改行しながら、次のようにフィールドを挿入し、「〒」と「様」を入力します
10．［複数ラベルに反映］をクリックします。挿入するフィールドの情報がすべてのラベルに反映されます
11．［結果のプレビュー］をクリックすると、挿入された情報が表示されます
12．［完了と差し込み］をクリックし［文書の印刷］をクリックします
13．［プリンターに差し込み］ダイアログボックスが表示されるので、すべてのデータを印刷する場合は［すべて］を選択しOKボタンを押します
14．「印刷」画面が表示されるので、プリンター名を確認しOKボタンを押します
15．印刷が終了したら、ファイル名を付けて保存します。再度、ファイルを開くと、同じリストから差し込み印刷をすることができます
ハガキの宛名印刷（差し込み印刷）については、当サイトの別の記事で詳しく紹介していますので、そちらも参考にしてください
まとめ
Wordでのリスト作成は、Excelに比べると画面が小さく、作業がしづらいかもしれません。
ただ、Wordでのリスト作成方法を習得しておくことで、予めリストの準備が出来ていない場合も、差し込み印刷を完結させることができます。
差し込み文書は、ラベルだけでなく、ハガキや封筒、文書の印刷もできますから、さまざまな対応が出来るよう、Wordでのリストもぜひ試してみてください。
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